Blog

ruimte in je hoofd en ruimte in je agenda versterken elkaar

Marcel: In ons bedrijf werken we met de App om to-do lijstjes te maken. En we werken met de agenda van Outlook. Prima systemen om mee te werken, maar toch merk ik dat het nog niet gestroomlijnd loopt. Ik dacht dat mijn strubbelingen met mijn beschikbare tijd, lag aan de beperkingen van de App of aan de digitale agenda in outlook. Maar het heeft vooral te maken met mijn eigen valkuilen. Ik plan mijn afspraken niet realistisch; ik heb steeds te weinig tijd gereserveerd. En als er dan een taak blijft liggen, plan ik het niet opnieuw in de agenda, maar probeer ik het te onthouden tot er zich een beter moment voor deze taak aandient. Klazien Tempelaar hield mij een spiegel voor en maakte mij attent op mijn niet productieve methode. "Wat heb je nodig om je hoofd leeg te houden voor je bedrijfsactiviteiten en hoe ga je ervoor zorgen dat alle taken die noodzakelijk zijn, gebeuren op een tijdstip dat het jou uitkomt?" Een goede vraag van Klazien. Mijn besluit is om elke dag een kwartiertje tijd te maken, om de taken van de afgelopen dag af te ronden, mijn agenda af te stemmen op mijn collega's en om de globale weekplanning voor elke volgende, nieuwe werkdag concreet in te vullen. Nu weten mijn werknemers waar ik naar toe ben/mee bezig ben. Ze hebben beter inzicht in hun eigen taken als gevolg van mijn werkzaamheden en ik heb meer ruimte in mijn hoofd omdat ik minder moet onthouden.